Informations sur la protection des données pour les actionnaires et les invités de Vanguard AG

La société Vanguard AG protège de manière exhaustive les données personnelles de ses actionnaires et de ses clients.

Avec la déclaration de protection des données suivante, nous remplissons nos obligations conformément au GDPR et vous informons sur le traitement de vos données personnelles par l’entreprise et sur les droits dont vous disposez.

1. nom et coordonnées du responsable du traitement et du délégué à la protection des données de l’entreprise

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est

Vanguard AG, Landsberger Str. 222, 12623 Berlin, Tél. +49 30 804 84-0.

Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données à l’adresse ci-dessus ou par courrier électronique à l’adresse datenschutz@vanguard.de.

2. collecte et stockage des données à caractère personnel et nature et finalité de leur utilisation

Vos données personnelles sont traitées conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD), à la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG), à la loi allemande sur les sociétés anonymes (AktG) et à toute autre législation pertinente.

Les actions de la société sont enregistrées conformément à l’article 4, paragraphe 1, des statuts. Un registre des actions est donc tenu, dans lequel tous les actionnaires sont inscrits avec les détails suivants, entre autres : Nom, date de naissance, adresse postale et adresse électronique de l’actionnaire. La société sait donc généralement qui est actionnaire de la société et, le cas échéant, combien d’actions il détient. Nous recevons aussi régulièrement des données personnelles d’actionnaires et d’invités dans le cadre de l’organisation de l’assemblée générale annuelle. Il s’agit de données personnelles fournies à la société par les actionnaires et les invités lors de leur inscription à l’assemblée générale annuelle et transmises à la société.

Conformément à l’article 21, paragraphe 1, des statuts, l’inscription préalable à l’assemblée générale annuelle est une condition préalable à la participation à l’assemblée générale annuelle et à l’exercice du droit de vote. L’inscription doit comporter le nom, le prénom, le lieu de résidence de l’actionnaire ou, le cas échéant, du mandataire, ainsi que le nombre d’actions. Pour les invités, seuls le nom et le prénom doivent être indiqués. Si vous vous inscrivez à l’assemblée générale par fax ou par e-mail, nous pouvons également collecter les identifiants de connexion (par exemple les adresses IP), l’adresse e-mail ainsi que l’objet et le contenu du message que vous nous adressez. Pour l’envoi des billets d’entrée, dont la réception n’est pas une condition de participation mais facilite l’organisation de l’assemblée générale et l’autorisation d’un tiers, nous vous demandons de nous communiquer votre adresse.

Lors de l’organisation de l’assemblée générale, nous traitons également les données personnelles des actionnaires et des invités, bien que toutes les données personnelles mentionnées ne soient pas toujours traitées pour toutes les personnes concernées : Prénom et nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, nombre d’actions et type de propriété des actions, numéro du billet d’entrée. Le cas échéant, nous traitons également des informations sur le comportement de vote, les motions, les questions ou autres interventions, les propositions d’élection et les demandes des actionnaires ou de leurs représentants à l’assemblée générale annuelle. Ceci afin de garantir l’exercice correct de vos droits d’actionnaire.

Nous utilisons vos données personnelles, que nous collectons dans le cadre de la tenue du registre des actionnaires, éventuellement aussi dans le cadre d’obligations statutaires spéciales de notification ou d’inscription à l’assemblée générale annuelle, aux fins prévues par la loi allemande sur les sociétés anonymes. Outre l’organisation et la tenue de l’assemblée générale annuelle et sa documentation conformément à l’article 67e (1) de l’AktG, ces objectifs comprennent l’identification, la communication avec les actionnaires, les sociétés et les intermédiaires, l’exercice des droits des actionnaires, la tenue du registre des actions et la coopération avec les actionnaires. Conformément à l’article 134 para. 3 phrase 5 de l’AktG, cela comprend également en particulier le stockage des procurations de vote pour tout mandataire désigné par la société. Nous utilisons également vos données personnelles à des fins compatibles avec les objectifs susmentionnés. Il s’agit notamment de la préparation d’analyses statistiques en rapport avec la structure de l’actionnariat. La base juridique du traitement de vos données personnelles à cet égard est la loi allemande sur les sociétés anonymes (en particulier les articles 67, 67e, 134 AktG) et d’autres dispositions légales pertinentes en liaison avec l’article 6, paragraphe 6, de la loi sur les sociétés anonymes. 6 para. 1 phrase 1 lit. c) et para. 4 GDPR, dans le cas de l’envoi de billets d’entrée en conjonction avec l’Art. 6 para. 1 phrase 1 lit. f) du RGPD.

Vos données à caractère personnel seront également traitées pour satisfaire à des obligations légales. Il s’agit en particulier des obligations de conservation qui découlent régulièrement, par exemple, du droit des sociétés anonymes, du droit commercial ou du droit fiscal. La base juridique pour le traitement de vos données personnelles à cet égard est également la loi allemande sur les sociétés anonymes et d’autres dispositions légales pertinentes en conjonction avec l’art. 6 para. 1 phrase 1 lit. c) du RGPD.

Dans certains cas, nous traitons également vos données personnelles pour protéger les intérêts légitimes de l’entreprise. Il s’agit par exemple de litiges juridiques liés à l’assemblée générale annuelle et à ses résolutions. La base juridique pour le traitement de vos données personnelles à cet égard est la loi allemande sur les sociétés anonymes et d’autres dispositions légales pertinentes en conjonction avec l’art. 6 para. 1 phrase 1 lit. f) du GDPR.

Si vos données personnelles ne sont traitées que sur la base de votre consentement, la base juridique est l’art. 6 para. 1 phrase 1 lit. a) GDPR.

Si l’entreprise souhaite traiter vos données personnelles à d’autres fins que celles expliquées ci-dessus, elle vous en informera au préalable conformément aux dispositions légales. Nous tenons à souligner que, dans certains cas, nous ne sommes pas en mesure de le faire et que, par conséquent, l’information peut ne pas être fournie conformément à l’art. 11 GDPR.

3. accès et divulgation des données à caractère personnel

Au sein de l’entreprise, seules les personnes qui ont besoin de vos données personnelles aux fins susmentionnées y ont accès. Cela inclut également les consultants et autres prestataires de services ou agents d’exécution mandatés par l’entreprise. Si des tiers traitent vos données à caractère personnel exclusivement sur nos instructions dans ce contexte, ils sont tenus de respecter les règles de protection des données conformément à l’art. 28 GDPR par le biais d’un contrat de traitement des commandes, dans le cadre duquel l’entreprise reste responsable envers vous de la protection de vos données à caractère personnel. Dans le cadre de l’organisation et de la tenue de l’assemblée générale et de sa documentation, nous mandatons les catégories suivantes de consultants et autres prestataires de services ou agents d’exécution : des conseillers (juridiques) et des prestataires de services pour l’informatique, la préparation et la réalisation ainsi que la documentation de l’assemblée générale (en particulier Link Market Services GmbH) et pour la tenue du registre des actions.

Nous attirons votre attention sur le fait que la société est tenue de tenir un registre des participants à l’assemblée générale conformément à l’article 129 de la loi sur les sociétés anonymes (AktG). Les données personnelles qui y figurent peuvent être consultées par les participants à l’assemblée générale pendant la durée de celle-ci et par les actionnaires pendant deux ans au maximum, conformément à l’article 129, paragraphe 4, de la loi sur les sociétés anonymes.

La société publiera les demandes d’ajout à l’ordre du jour, les contre-motions et les propositions d’élection des actionnaires sur son site web, en indiquant le nom de l’actionnaire, si les exigences des dispositions de la loi allemande sur les sociétés anonymes (articles 122, paragraphe 2, 126, paragraphe 1, 127 de l’AktG) sont remplies.

Si vous posez des questions lors de l’assemblée générale annuelle, votre nom peut être utilisé pour répondre à vos questions si vous y avez consenti, s’il existe une obligation légale de le faire ou si cela est nécessaire pour répondre à la question ou est autrement dans l’intérêt légitime de la société (base juridique : art. 6 para. 1 phrase 1 lit. a), c) ou f) GDPR). Si vous ne souhaitez pas que votre nom soit mentionné, vous avez la possibilité de nous en informer lors de l’enregistrement de votre discours. L’objection peut également être communiquée ultérieurement. Toutefois, pour que nous puissions tenir compte de votre objection, vous devez en informer nos collaborateurs sur place en temps utile avant votre intervention.

En outre, nous pouvons être légalement obligés de transférer vos données personnelles à des destinataires qui les traitent en tant que responsables du traitement. Il s’agit, par exemple, des autorités qui reçoivent les notifications correspondantes dans le cas d’obligations légales de déclaration.

4. transfert de données vers des pays tiers

L’entreprise ne transfère actuellement aucune donnée personnelle à un pays tiers ou à une organisation internationale.

Si l’entreprise transfère des données à caractère personnel à des consultants et autres prestataires de services ou agents d’exécution en dehors de l’UE et de l’EEE, cela ne se fera que dans la mesure permise par les articles 44 à 50 du RGPD. 44-50 GDPR.

5. durée de conservation des données personnelles

L’entreprise efface vos données personnelles ou supprime la référence personnelle par anonymisation dès que les données ou la référence personnelle ne sont plus nécessaires aux fins susmentionnées et que nous ne sommes pas obligés de continuer à stocker ou à conserver la référence personnelle en raison d’obligations légales de conservation et de vérification, en particulier celles découlant du droit des sociétés anonymes, du droit commercial ou du droit fiscal.

Conformément à l’article 67e, paragraphe 2, de l’AktG, nous supprimons vos données personnelles sous réserve des obligations de conservation prévues par d’autres dispositions légales et de la nécessité d’intenter une action en justice 12 mois après la date à laquelle vous n’êtes plus actionnaire de la société. Les données personnelles traitées pour l’organisation et la tenue de l’assemblée générale annuelle et sa documentation sont généralement conservées pendant une période de trois ans, sous réserve d’exigences légales spécifiques. Dans la mesure où les obligations de conservation prévues par le droit commercial et fiscal s’appliquent, les données doivent être conservées régulièrement pendant dix ans (voir l’article 257, paragraphe 5, du HGB et l’article 147, paragraphes 3 et 4, de l’AO). Si nous traitons vos données personnelles dans le cadre de réclamations que vous avez formulées à notre encontre ou à l’encontre de l’entreprise, la durée de conservation correspond à l’expiration du délai de prescription légal, qui peut aller jusqu’à trente ans.

Les adresses IP sont raccourcies par notre hébergeur immédiatement après vérification de l’origine géographique de manière à ce qu’une référence personnelle ne puisse plus être établie, à moins qu’il n’existe une raison concrète dans des cas individuels qui rende nécessaire un stockage supplémentaire pour la revendication ou la défense de droits légaux ou la poursuite d’actes illégaux.

6. obligation de fournir des données à caractère personnel

Si vous souhaitez participer à l’assemblée générale annuelle de la société en tant qu’actionnaire – en personne ou par procuration – et exercer votre droit de vote, vous devez vous inscrire – en personne ou par procuration – en temps utile (voir l’article 21 des statuts). Les données personnelles nécessaires à cet effet seront collectées dans ce contexte. Conformément à l’article 135 para. 5 phrase 2 AktG, vous pouvez autoriser une banque ou des associations d’actionnaires équivalentes conformément à l’article 135 paragraphe 8 ou des personnes qui offrent d’exercer les droits de vote à l’assemblée générale annuelle sur une base commerciale à vous représenter à l’assemblée générale annuelle et à exercer vos droits de vote.

Si vous assistez à l’assemblée générale en tant qu’invité, vous devez également vous inscrire et fournir les données personnelles nécessaires.

7. prise de décision automatisée, y compris le profilage

L’entreprise n’a pas recours à la prise de décision automatisée, y compris le profilage.

8. vos droits en tant que personne concernée

Vous avez le droit de

• de demander des informations sur les données à caractère personnel que nous traitons, conformément à l’art. 15 DU RGPD. Vous pouvez notamment demander des informations sur les finalités du traitement, la catégorie de données à caractère personnel, les catégories de destinataires auxquels vos données ont été ou seront communiquées, la durée de conservation prévue, l’existence d’un droit de rectification, d’effacement, de limitation du traitement ou d’opposition, l’existence d’un droit de recours, l’origine de vos données si elles n’ont pas été collectées par nous, ainsi que l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage et, le cas échéant, des informations significatives sur les détails de cette prise de décision ;
• conformément à l’art. 16 GDPR, de demander immédiatement la correction des données personnelles incorrectes ou incomplètes que nous avons stockées
• conformément à l’art. 17 GDPR, de demander l’effacement de vos données personnelles stockées par nos soins, à moins que le traitement ne soit nécessaire à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information, au respect d’une obligation légale, à des raisons d’intérêt public ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice
• conformément à l’art. 18 GDPR, d’exiger la limitation du traitement de vos données à caractère personnel si vous contestez l’exactitude des données, si le traitement est illicite mais que vous refusez de les effacer et que nous n’avons plus besoin des données, mais que vous en avez besoin pour faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice ou que vous avez déposé une objection au traitement conformément à l’Art. 21 DU GDPR ;
• conformément à l’art. 20 GDPR, de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander qu’elles soient transmises à un autre responsable du traitement
• conformément à l’art. 7 para. 3 GDPR, de révoquer tout consentement que vous nous avez donné à tout moment. Cela a pour conséquence que nous ne pouvons plus poursuivre à l’avenir le traitement des données qui était fondé sur ce consentement, et
• de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle conformément à l’art. 77 GDPR.

L’autorité de contrôle responsable de l’entreprise est le

Commissaire à la protection des données et à la liberté d’information de Berlin, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin

En règle générale, vous pouvez également contacter l’autorité de contrôle de votre lieu de résidence ou de travail habituel ou du lieu de l’infraction présumée.

Si vos données à caractère personnel sont traitées sur la base d’intérêts légitimes conformément à l’art. 6 (1) phrase 1 lit. f) GDPR, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles conformément à l’Art. 21 GDPR, à condition qu’il y ait des raisons pour cela découlant de votre situation particulière. Nous cesserons alors de traiter vos données à caractère personnel, à moins que nous ne puissions démontrer des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou que le traitement serve à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. Si vous souhaitez exercer votre droit d’annulation ou d’opposition, il vous suffit d’envoyer un courriel à datenschutz@vanguard.de.