Información sobre protección de datos para accionistas e invitados de Vanguard AG

Vanguard AG protege exhaustivamente los datos personales de sus accionistas e invitados.

Con la siguiente declaración de protección de datos, cumplimos nuestras obligaciones de conformidad con el GDPR y le informamos sobre el tratamiento de sus datos personales por parte de la empresa y los derechos que le asisten.

1. nombre y datos de contacto del responsable del tratamiento y del encargado de la protección de datos de la empresa

El responsable del tratamiento de sus datos personales es

Vanguard AG, Landsberger Str. 222, 12623 Berlín, Tel. +49 30 804 84-0.

Puede ponerse en contacto con el responsable de la protección de datos en la dirección arriba indicada o por correo electrónico a datenschutz@vanguard.de.

2. recogida y almacenamiento de datos personales y naturaleza y finalidad de su uso

Sus datos personales se procesan de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), la Ley Federal Alemana de Protección de Datos (BDSG), la Ley Alemana de Sociedades Anónimas (AktG) y demás legislación pertinente.

Las acciones de la empresa se registran de conformidad con el apartado 1 del artículo 4 de los estatutos. Por lo tanto, se lleva un registro de acciones en el que se inscriben todos los accionistas con los siguientes datos, entre otros: Nombre, fecha de nacimiento, dirección postal y dirección electrónica del accionista. Por lo tanto, la empresa sabe en general quién es accionista de la empresa y, en caso afirmativo, cuántas acciones posee. También recibimos regularmente datos personales de accionistas e invitados en relación con la organización de la Junta General Anual. Se trata de datos personales facilitados a la empresa por los accionistas e invitados al inscribirse en la Junta General Anual y transmitidos a la empresa.

De conformidad con el artículo 21 (1) de los Estatutos, la inscripción previa en la Junta General Anual es un requisito para asistir a la misma y ejercer el derecho de voto. La inscripción debe incluir los apellidos, el nombre, el lugar de residencia del accionista o, en su caso, del representante autorizado y el número de acciones. En el caso de los invitados, sólo deberán indicarse los apellidos y el nombre. Si se registra para la Junta General Anual por fax o correo electrónico, también podremos recopilar identificadores de conexión (por ejemplo, direcciones IP), la dirección de correo electrónico y el asunto y contenido del mensaje que nos envíe. Para enviarle las entradas, cuya recepción no es un requisito previo para la participación, pero nos facilita la organización de la Junta General Anual y a usted la autorización de un tercero, le pedimos que nos facilite su dirección.

Al organizar la Junta General Anual, también procesamos datos personales de accionistas e invitados, aunque no todos los datos personales mencionados se procesan siempre para todas las personas afectadas: Nombre y apellidos, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, número de acciones y tipo de titularidad de las acciones, número de entrada. En su caso, también procesamos información sobre el comportamiento de voto, mociones, preguntas u otros discursos, propuestas de elección y peticiones de los accionistas o sus representantes en la Junta General Anual. Esto se hace para garantizar el correcto ejercicio de sus derechos de accionista.

Utilizamos sus datos personales, que recopilamos en el transcurso del mantenimiento del registro de acciones, posiblemente también en relación con las obligaciones especiales de notificación estatutaria o el registro para la Junta General Anual, para los fines previstos en la Ley alemana de Sociedades Anónimas. Además de la organización y celebración de la Junta General de Accionistas y su documentación de conformidad con la Sección 67e (1) AktG, estos incluyen los fines de identificación, comunicación con los accionistas, empresas e intermediarios, el ejercicio de los derechos de los accionistas, el mantenimiento del registro de acciones y la cooperación con los accionistas. De conformidad con el artículo 134, apartado 3, frase 5, de la AktG, esto incluye también, en particular, el almacenamiento de las delegaciones de voto para cualquier apoderado designado por la empresa. También utilizamos sus datos personales para fines compatibles con los fines anteriormente mencionados. Esto incluye, en particular, la preparación de análisis estadísticos en relación con la estructura accionarial. La base jurídica para el tratamiento de sus datos personales a este respecto es la Ley alemana de Sociedades Anónimas (en particular los artículos 67, 67e, 134 AktG) y otras disposiciones legales pertinentes en relación con el artículo 6, apartado 1, frase 1, letra c) y el apartado 4 del GDPR, en el caso del envío de entradas en relación con el artículo 6, apartado 1, frase 1, letra f) del GDPR.

Sus datos personales también se procesarán para cumplir obligaciones legales. Se trata, en particular, de obligaciones de conservación, que regularmente se derivan, por ejemplo, del derecho de sociedades anónimas, del derecho mercantil o del derecho fiscal. La base jurídica para el tratamiento de sus datos personales a este respecto es también la Ley alemana de Sociedades Anónimas y otras disposiciones legales pertinentes en relación con el art. 6 párr. 1 frase 1 lit. c) GDPR.

En determinados casos, también procesamos sus datos personales para proteger los intereses legítimos de la empresa. Esto incluye, por ejemplo, disputas legales en relación con la Junta General Anual y sus resoluciones. La base jurídica para el tratamiento de sus datos personales a este respecto es la Ley alemana de Sociedades Anónimas y otras disposiciones legales pertinentes en relación con el art. 6 párr. 1 frase 1 lit. f) GDPR.

Si sus datos personales sólo se procesan sobre la base de su consentimiento, la base legal para ello es el Art. 6 párr. 1 frase 1 lit. a) GDPR.

Si la empresa desea procesar sus datos personales para fines distintos de los explicados anteriormente, le informará con antelación en cumplimiento de las disposiciones legales. Nos gustaría señalar que en determinados casos no estamos en condiciones de hacerlo y, por lo tanto, es posible que no se facilite la información de conformidad con el Art. 11 GDPR.

3. acceso y divulgación de datos personales

En la empresa, sólo tendrán acceso a sus datos personales aquellas personas que los necesiten para los fines mencionados. Esto incluye también a los consultores y otros proveedores de servicios o auxiliares ejecutivos encargados por la empresa. Si terceros procesan sus datos personales exclusivamente bajo nuestras instrucciones en este contexto, están obligados a cumplir con las normas de protección de datos de acuerdo con el Art. 28 GDPR mediante un contrato de procesamiento de pedidos, por el que la empresa sigue siendo responsable ante usted de la protección de sus datos personales. En el marco de la organización y celebración de la Junta General Anual y su documentación, encargamos a las siguientes categorías de asesores y otros proveedores de servicios o auxiliares ejecutivos Asesores (jurídicos) y proveedores de servicios para la informática, la preparación y realización así como la documentación de la Junta General Anual (en particular Link Market Services GmbH) y para la llevanza del registro de acciones.

Nos gustaría señalar que la empresa está obligada a llevar un registro de los asistentes a la Junta General Anual de conformidad con el artículo 129 AktG. Los datos personales que allí figuran pueden ser consultados por los participantes en la Junta General Anual durante la misma y por los accionistas hasta dos años después, de conformidad con el artículo 129 (4) AktG.

La empresa pondrá a disposición en la página web de la empresa las solicitudes de inclusión en el orden del día, las contramociones y las propuestas de elección de los accionistas, indicando el nombre del accionista, si se cumplen los requisitos de las disposiciones de la Ley alemana de Sociedades Anónimas (artículos 122, apartado 2, 126, apartado 1, y 127 AktG).

Si formula preguntas en la Junta General de Accionistas, su nombre podrá ser utilizado para responder a sus preguntas si usted lo ha consentido, si existe una obligación legal de hacerlo o si ello es necesario para responder a la pregunta o redunda de otro modo en interés legítimo de la empresa (base jurídica: Art. 6 párr. 1 frase 1 lit. a), c) o f) GDPR). Si no desea que se mencione su nombre, tiene la posibilidad de comunicarnos su objeción al registrar su intervención. La objeción también puede comunicarse posteriormente. No obstante, para que podamos tener en cuenta su objeción, deberá informar a nuestros empleados in situ con suficiente antelación antes de su discurso.

Además, podemos estar legalmente obligados a transferir sus datos personales a destinatarios que los traten como responsables del tratamiento. Se trata, por ejemplo, de autoridades que reciben las notificaciones correspondientes en caso de obligaciones legales de información.

4. transferencia de datos a terceros países

La empresa no transfiere actualmente ningún dato personal a un tercer país o a una organización internacional.

Si la empresa transfiere datos personales a consultores y otros proveedores de servicios o agentes indirectos fuera de la UE y del EEE, sólo lo hará en la medida permitida por el Art. 44-50 GDPR.

5. duración del almacenamiento de los datos personales

La empresa eliminará sus datos personales o suprimirá la referencia personal mediante anonimización en cuanto los datos o la referencia personal ya no sean necesarios para los fines mencionados y no estemos obligados a seguir almacenando o conservando la referencia personal debido a obligaciones legales de conservación y comprobación, en particular las derivadas del derecho de sociedades anónimas, del derecho mercantil o del derecho fiscal.

De conformidad con el artículo 67e (2) de la AktG, eliminamos sus datos personales a reserva de las obligaciones de conservación previstas en otras disposiciones legales y de la necesidad de cualquier procedimiento judicial 12 meses después de la fecha en la que usted haya dejado de ser accionista de la sociedad. Los datos personales procesados para la organización y celebración de la Junta General Anual y su documentación se conservan generalmente durante un periodo de tres años, sujeto a requisitos legales específicos. En la medida en que sean aplicables las obligaciones de conservación en virtud del derecho mercantil y fiscal, los datos deberán conservarse regularmente durante diez años (véase el artículo 257 (5) del Código de Comercio y el artículo 147 (3) y (4) del Código de Sociedades Anónimas). Si procesamos sus datos personales en relación con reclamaciones presentadas por usted contra nosotros o la empresa contra usted, la duración del almacenamiento corresponde a la expiración del plazo de prescripción legal de hasta treinta años.

Las direcciones IP son acortadas por nuestro proveedor de alojamiento inmediatamente después de comprobar el origen geográfico de forma que ya no pueda establecerse una referencia personal, a menos que exista una razón concreta en casos individuales que haga necesario su almacenamiento posterior para la afirmación o defensa de reclamaciones legales o la persecución de actos ilícitos.

6. obligación de facilitar datos personales

Si desea asistir a la Junta General Anual de la empresa como accionista -en persona o por delegación- y ejercer sus derechos de voto, deberá inscribirse -en persona o por delegación- a su debido tiempo (véase el artículo 21 de los Estatutos). En este contexto se recopilarán los datos personales necesarios para este fin. De conformidad con el artículo 135, apartado 5, frase 2 de la AktG, usted puede autorizar a un banco o a asociaciones de accionistas equivalentes de conformidad con el artículo 135, apartado 8, o a personas que ofrezcan ejercer los derechos de voto en la Junta General Anual sobre una base comercial para que le representen en la Junta General Anual y ejerzan sus derechos de voto.

Si asiste a la Junta General Anual como invitado, esto también requiere que se registre y proporcione los datos personales necesarios.

7. toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles

La empresa no utiliza la toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles.

8. sus derechos como interesado

Usted tiene derecho a

• solicitar información sobre sus datos personales procesados por nosotros de conformidad con el Art. 15 GDPR. En particular, puede solicitar información sobre los fines del tratamiento, la categoría de los datos personales, las categorías de destinatarios a los que se han comunicado o se comunicarán sus datos, el período de almacenamiento previsto, la existencia de un derecho de rectificación, supresión, limitación del tratamiento u oposición, la existencia de un derecho de recurso, el origen de sus datos si no han sido recogidos por nosotros, así como la existencia de una toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles y, en su caso, información significativa sobre sus detalles;
• de conformidad con el Art. 16 GDPR, a solicitar inmediatamente la corrección de los datos personales incorrectos o incompletos almacenados por nosotros
• de conformidad con el artículo 17 del GDPR, a solicitar la supresión de sus datos personales almacenados por nosotros, a menos que el tratamiento sea necesario para el ejercicio del derecho a la libertad de expresión e información, para el cumplimiento de una obligación legal, por razones de interés público o para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales
• de conformidad con el Art. 18 GDPR, para exigir la restricción del procesamiento de sus datos personales si la exactitud de los datos es cuestionada por usted, el procesamiento es ilegal pero usted se niega a eliminarlo y ya no necesitamos los datos, pero usted los necesita para hacer valer, ejercer o defender reclamaciones legales o ha presentado una objeción al procesamiento de conformidad con el Art. 21 GDPR;
• de conformidad con el art. 20 del RGPD, a recibir los datos personales que nos haya facilitado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica o a solicitar que se transmitan a otro responsable del tratamiento
• de conformidad con el apartado 3 del artículo 7 del GDPR, a revocar en cualquier momento el consentimiento que nos haya otorgado. La consecuencia de ello es que ya no podremos continuar en el futuro con el tratamiento de datos que se basaba en dicho consentimiento y
• presentar una reclamación ante una autoridad de control de conformidad con el Art. 77 GDPR.

La autoridad supervisora responsable de la empresa es la

Comisario de Protección de Datos y Libertad de Información de Berlín, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlín

Por regla general, también puede ponerse en contacto con la autoridad de control de su lugar de residencia o de trabajo habitual o del lugar de la presunta infracción.

Si sus datos personales se procesan sobre la base de intereses legítimos de conformidad con el art. 6 (1) frase 1 lit. f) GDPR, tiene derecho a oponerse al procesamiento de sus datos personales de conformidad con el art. 21 GDPR, siempre que existan razones para ello derivadas de su situación particular. En ese caso, dejaremos de tratar sus datos personales a menos que podamos demostrar motivos legítimos imperiosos para el tratamiento que prevalezcan sobre sus intereses, derechos y libertades, o que el tratamiento sirva para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales. Si desea ejercer su derecho de cancelación u oposición, sólo tiene que enviar un correo electrónico a datenschutz@vanguard.de.