Datenschutzhinweise für die Aktionärinnen und Aktionäre sowie Gäste der Vanguard AG

Die Vanguard AG schützt die personenbezogenen Daten ihrer Aktionärinnen und Aktionäre sowie Gäste umfassend.

Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung kommen wir unseren Pflichten gemäß der DS-GVO nach und informieren Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Gesellschaft und die Ihnen zustehenden Rechte.

 

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die

Vanguard AG, Landsberger Str. 222, 12623 Berlin, Tel. +49 30 804 84-0.

Den Datenschutzbeauftragten können Sie unter der o.g. Adresse oder per E-Mail an datenschutz@vanguard.de erreichen.

 

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), dem Aktiengesetz (AktG) und weiterer einschlägiger Rechtsvorschriften verarbeitet.

Die Aktien der Gesellschaft lauten gemäß § 4 Abs. 1 der Satzung auf den Namen. Es wird daher ein Aktienregister geführt in das sämtliche Aktionäre u.a. mit folgenden Angaben eingetragen werden: Namen, Geburtsdatum, Postanschrift sowie elektronische Adresse des Aktionärs bzw. der Aktionärin. Deshalb ist der Gesellschaft grundsätzlich bekannt, wer und wenn ja mit welcher Stückzahl an Aktien Aktionärin oder Aktionär der Gesellschaft ist. Wir erhalten personenbezogene Daten der Aktionärinnen und Aktionäre sowie Gästen regelmäßig auch im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung. Es handelt sich dabei um personenbezogene Daten, die der Gesellschaft von den Aktionärinnen und Aktionären sowie Gästen im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben und an die Gesellschaft übermittelt werden.

Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts ist gemäß § 21 Abs. 1 der Satzung eine vorherige Anmeldung zur Hauptversammlung. Mit der Anmeldung sind Name, Vorname, Wohnort des Aktionärs bzw. ggf. auch des Bevollmächtigten und Anzahl der Aktien anzugeben. Für Gäste sind nur Name und Vorname anzugeben. Sofern Sie sich per Telefax oder E-Mail zur Hauptversammlung anmelden, erheben wir ggf. auch Anschlusskennungen (bspw. IP-Adressen), E-Mail-Adresse und den Betreff sowie den Inhalt Ihrer Nachricht an uns. Zum Versand der Eintrittskarten, deren Erhalt keine Teilnahmevoraussetzung ist, aber uns die Organisation der Hauptversammlung und ihnen die Bevollmächtigung eines Dritten erleichtert, bitten wir um Angabe Ihrer Anschrift.

Bei der Durchführung der Hauptversammlung verarbeiten wir ebenfalls personenbezogene Daten von Aktionärinnen, Aktionären und Gästen, wobei nicht für alle genannten Betroffenen stets alle genannten personenbezogenen Daten verarbeitet werden: Vor- und Nachname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl und Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte. Gegebenenfalls verarbeiten wir auch Informationen zum Abstimmungsverhalten, zu Anträgen, Fragen oder sonstigen Redebeiträgen, zu Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionärinnen und Aktionären oder deren Vertreterinnen und Vertretern in der Hauptversammlung. Dies erfolgt, um eine ordnungsgemäße Ausübung Ihrer Aktionärsrechte zu gewährleisten.

Ihre personenbezogenen Daten, welche wir im Rahmen der Führung des Aktienregisters, ggf. auch im Zusammenhang mit besonderen gesetzlichen Mitteilungspflichten oder der Anmeldung zur Hauptversammlung erheben, verwenden wir zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dazu gehören neben der Organisation und Abhaltung der Hauptversammlung sowie deren Dokumentation gemäß § 67e Abs. 1 AktG Zwecke der Identifikation, der Kommunikation mit den Aktionären und Aktionärinnen, den Gesellschaften und den Intermediären, der Ausübung der Rechte der Aktionäre und Aktionärinnen, der Führung des Aktienregisters und die Zusammenarbeit mit den Aktionären und Aktionärinnen. Dies umfasst gemäß § 134 Abs. 3 Satz 5 AktG insbesondere auch die Aufbewahrung von Stimmrechtsvollmachten für einen etwaigen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft. Daneben verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken, die mit den vorstehend genannten Zwecken vereinbar sind. Dies umfasst insbesondere die Erstellung statistischer Auswertungen in Zusammenhang mit der Aktionärsstruktur. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind insoweit das Aktiengesetz (insbesondere §§ 67, 67e, 134 AktG) und weitere einschlägige Rechtsvorschriften in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) und Abs. 4 DS-GVO, im Falle des Versands der Eintrittskarten in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO.

Ihre personenbezogenen Daten werden außerdem zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten verarbeitet. Dies sind insbesondere Aufbewahrungspflichten, welche sich z.B. regelmäßig aus dem Aktienrecht, dem Handelsrecht oder dem Steuerrecht ergeben. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind auch insoweit das Aktiengesetz und weitere einschlägige Rechtsvorschriften in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO.

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft. Dazu gehören beispielsweise Rechtsstreitigkeiten in Zusammenhang mit der Hauptversammlung und deren Beschlüssen. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind insoweit das Aktiengesetz und weitere einschlägige Rechtsvorschriften in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten nur aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage hierfür Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DS-GVO.

Sofern die Gesellschaft Ihre personenbezogenen für andere als die zuvor erläuterten Zwecke verarbeiten möchte, wird sie Sie unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen vorab darüber informieren. Wir weisen darauf hin, dass wir dazu in bestimmten Fällen nicht in der Lage sind und deshalb eine Information ggf. gemäß Art. 11 DS-GVO auch unterbleiben kann.

 

3. Zugriff auf und Weitergabe von personenbezogenen Daten

Bei der Gesellschaft erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, welche diese zu den vorgenannten Zwecken benötigen. Dies umfasst auch von der Gesellschaft beauftragte Berater und sonstige Dienstleister bzw. Erfüllungsgehilfen. Sofern in diesem Rahmen Dritte ausschließlich auf unsere Weisung hin Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, werden diese gemäß Art. 28 DS-GVO durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet, wobei Ihnen gegenüber weiterhin die Gesellschaft für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich bleibt. Im Rahmen der Organisation und Abhaltung der Hauptversammlung sowie deren Dokumentation beauftragen wir folgende Kategorien von Beratern und sonstigen Dienstleistern bzw. Erfüllungsgehilfen: (Rechts-)Berater und Dienstleister für IT, Vorbereitung und Durchführung sowie Dokumentation der Hauptversammlung (insb. Link Market Services GmbH) und zur Führung des Aktienregisters.

Wir weisen Sie darauf hin, dass die Gesellschaft gemäß § 129 AktG verpflichtet ist, ein Verzeichnis über die Teilnehmenden der Hauptversammlung zu führen. Die dort aufgeführten personenbezogenen Daten können von den Teilnehmenden der Hauptversammlung während der Versammlung und von Aktionärinnen und Aktionären bis zu zwei Jahre danach gemäß § 129 Abs. 4 AktG eingesehen werden.

Die Gesellschaft wird Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionärinnen und Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften (§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG) unter Angabe des Namens der Aktionärin oder des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen.

Sofern Sie in der Hauptversammlung Fragen stellen, kann es dazu kommen, dass die Beantwortung Ihrer Fragen unter Nennung Ihres Namens erfolgt, wenn Sie hierin eingewilligt haben, eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht oder dies zur Beantwortung der Frage erforderlich ist oder sonst im berechtigten Interesse der Gesellschaft liegt (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a), c) bzw. f) DS-GVO). Sofern Sie die Nennung Ihres Namens nicht wünschen, haben Sie die Möglichkeit, uns bei Anmeldung ihres Redebeitrags einen entsprechenden Widerspruch mitzuteilen. Der Widerspruch kann auch noch später mitgeteilt werden. Damit wir Ihren Widerspruch berücksichtigen können, müssen Sie ihn unseren Mitarbeitenden vor Ort allerdings rechtzeitig vor Ihrem Redebeitrag mitteilen.

Darüber hinaus sind wir ggf. gesetzlich verpflichtet Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger zu übermitteln, welche diese als selbst Verantwortliche verarbeiten. Dies sind beispielsweise Behörden, welche bei gesetzlichen Meldepflichten entsprechende Mitteilungen entgegennehmen.

 

4. Datenübermittlung in Drittländer

Die Gesellschaft übermittelt derzeit keine personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation.

Sollte die Gesellschaft personenbezogene Daten an Berater und sonstige Dienstleister bzw. Erfüllungsgehilfen außerhalb der EU und des EWR übermitteln, erfolgt dies nur soweit dies gemäß den Art. 44-50 DS-GVO zulässig ist.

 

5. Dauer der Aufbewahrung von personenbezogenen Daten

Die Gesellschaft löscht Ihre personenbezogenen Daten oder entfernt den Personenbezug durch Anonymisierung sobald die Daten bzw. der Personenbezug für die vorgenannten Zwecke nicht mehr erforderlich ist und nicht gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, insbesondere solche welche sich aus dem Aktienrecht, dem Handelsrecht oder dem Steuerrecht ergeben, uns zu einer weiteren Speicherung bzw. dem Erhalt des Personenbezugs verpflichten.

Gemäß § 67e Abs. 2 AktG löschen wir Ihre personenbezogenen Daten vorbehaltlich von Aufbewahrungspflichten in anderen Rechtsvorschriften und der Erforderlichkeit für etwaige Rechtsverfahren 12 Monate nach dem Datum, an dem Sie nicht mehr Aktionär bzw. Aktionärin der Gesellschaft sind. Die Speicherung von personenbezogenen Daten, welche für die Organisation und Abhaltung der Hauptversammlung sowie deren Dokumentation verarbeitet werden, erfolgt, vorbehaltlich spezieller rechtlicher Anforderungen regelmäßig für die Dauer von drei Jahren. Soweit handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten anwendbar sind, müssen die Daten regelmäßig zehn Jahre lang aufbewahrt werden (vgl. § 257 Abs. 5 HGB bzw. § 147 Abs. 3 und 4 AO). Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten in Zusammenhang mit Ansprüchen von Ihnen gegen uns bzw. der Gesellschaft gegen Sie verarbeiten, entspricht die Dauer der Speicherung dem Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren.

IP-Adressen werden von unserem Hostingprovider unmittelbar nach Überprüfung der geographischen Herkunft so gekürzt, dass ein Personenbezug nicht mehr hergestellt werden kann, wenn nicht zuvor im Einzelfall ein konkreter Anlass die weitere Speicherung zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen bzw. Verfolgung von rechtswidrigen Handlungen erforderlich macht.

 

6. Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten

Sofern Sie als Aktionärin oder Aktionär – persönlich oder durch Bevollmächtigte – an der Hauptversammlung der Gesellschaft teilnehmen und Ihr Stimmrecht ausüben wollen, setzt dies voraus, dass Sie sich – persönlich oder durch den Bevollmächtigten – fristgerecht anmelden (vgl. § 21 der Satzung). In diesem Rahmen werden die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten erhoben. Gemäß § 135 Abs. 5 Satz 2 AktG können Sie ein Kreditinstitut oder diesem gemäß § 135 Abs. 8 gleichgestellte Aktionärsvereinigungen oder Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, bevollmächtigen Sie in der Hauptversammlung zu vertreten und Ihr Stimmrecht ausüben lassen.

Sofern Sie als Gast an der Hauptversammlung teilnehmen, setzt dies ebenfalls voraus, dass Sie sich anmelden und die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten angeben.

 

7. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Die Gesellschaft nimmt keine automatisierten Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling vor.

 

8. Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO eine ggf. einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
• gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Die für die Gesellschaft zuständige Aufsichtsbehörde ist die:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin

In der Regel können Sie sich hierfür auch an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wir werden diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dann beenden, sofern wir nicht zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@vanguard.de.