Informatie over gegevensbescherming voor aandeelhouders en gasten van Vanguard AG

Vanguard AG beschermt de persoonlijke gegevens van haar aandeelhouders en gasten uitvoerig.

Met de volgende gegevensbeschermingsverklaring voldoen wij aan onze verplichtingen in overeenstemming met de GDPR en informeren wij u over de verwerking van uw persoonlijke gegevens door het bedrijf en de rechten waarop u aanspraak kunt maken.

1. naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en de functionaris voor gegevensbescherming van het bedrijf

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens is

Vanguard AG, Landsberger Str. 222, 12623 Berlijn, Tel. +49 30 318 73 43-0.

U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming op bovenstaand adres of per e-mail op datenschutz@vanguard.de.

2. verzamelen en opslaan van persoonlijke gegevens en de aard en het doel van het gebruik ervan

Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de General Data Protection Regulation (GDPR), de Duitse federale wet op de gegevensbescherming (BDSG), de Duitse wet op de aandelenvennootschappen (AktG) en andere relevante wetgeving.

De aandelen van het bedrijf worden geregistreerd in overeenstemming met Sectie 4 (1) van de Statuten. Daarom wordt er een aandelenregister bijgehouden waarin alle aandeelhouders zijn ingeschreven met onder andere de volgende gegevens: Naam, geboortedatum, postadres en elektronisch adres van de aandeelhouder. Het bedrijf weet dus over het algemeen wie aandeelhouder van het bedrijf is en, zo ja, hoeveel aandelen hij of zij heeft. Wij ontvangen ook regelmatig persoonlijke gegevens van aandeelhouders en genodigden in verband met de organisatie van de Algemene Vergadering. Dit zijn persoonsgegevens die door aandeelhouders en genodigden aan het bedrijf worden verstrekt wanneer zij zich registreren voor de Algemene Vergadering van Aandeelhouders en die aan het bedrijf worden doorgegeven.

In overeenstemming met Sectie 21 (1) van de Statuten is voorafgaande registratie voor de Jaarlijkse Algemene Vergadering een voorwaarde voor het bijwonen van de Jaarlijkse Algemene Vergadering en het uitoefenen van stemrecht. De registratie moet de naam, voornaam, woonplaats van de aandeelhouder of, indien van toepassing, de gemachtigde vertegenwoordiger en het aantal aandelen bevatten. Voor gasten moeten alleen de achternaam en voornaam worden opgegeven. Als u zich per fax of e-mail aanmeldt voor de Algemene Vergadering, kunnen wij ook verbindingsidentificatoren (bijv. IP-adressen), e-mailadres en het onderwerp en de inhoud van uw bericht aan ons verzamelen. Voor het verzenden van de toegangsbewijzen, waarvan de ontvangst geen voorwaarde is voor deelname, maar het voor ons gemakkelijker maakt om de Algemene Vergadering te organiseren en voor u om een derde te machtigen, vragen wij u om uw adres.

Bij het organiseren van de Jaarlijkse Algemene Vergadering verwerken wij ook persoonsgegevens van aandeelhouders en genodigden, hoewel niet alle genoemde persoonsgegevens altijd voor alle betrokken personen worden verwerkt: Voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, aantal aandelen en soort eigendom van aandelen, toegangsbewijsnummer. Indien van toepassing verwerken wij ook informatie over stemgedrag, moties, vragen of andere toespraken, verkiezingsvoorstellen en verzoeken van aandeelhouders of hun vertegenwoordigers op de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Dit wordt gedaan om ervoor te zorgen dat uw aandeelhoudersrechten naar behoren worden uitgeoefend.

Wij gebruiken uw persoonlijke gegevens, die wij verzamelen in het kader van het bijhouden van het aandelenregister, mogelijk ook in verband met speciale wettelijke meldingsverplichtingen of registratie voor de Algemene Vergadering, voor de doeleinden die zijn voorzien in de Duitse wet op de aandelenvennootschappen. Naast de organisatie en het houden van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders en de documentatie daarvan in overeenstemming met Sectie 67e (1) AktG, omvatten deze de doeleinden van identificatie, communicatie met aandeelhouders, bedrijven en tussenpersonen, de uitoefening van aandeelhoudersrechten, het bijhouden van het aandelenregister en samenwerking met aandeelhouders. In overeenstemming met art. 134 lid 3 zin 5 AktG omvat dit in het bijzonder ook de opslag van stemvolmachten voor een door het bedrijf aangewezen gevolmachtigde. Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook voor doeleinden die verenigbaar zijn met de bovengenoemde doeleinden. Dit omvat in het bijzonder de voorbereiding van statistische analyses in verband met de aandeelhoudersstructuur. De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens in dit verband is de Duitse wet op de aandelenvennootschappen (in het bijzonder artikel 67, 67e, 134 AktG) en andere relevante wettelijke bepalingen in combinatie met artikel 6 lid 1 zin 1 lit. c) en artikel 4 GDPR, in het geval van de verzending van toegangsbewijzen in combinatie met artikel 6 lid 1 zin 1 lit. f) GDPR.

Uw persoonsgegevens worden ook verwerkt om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit zijn met name bewaarplichten, die bijvoorbeeld regelmatig voortvloeien uit het vennootschapsrecht, handelsrecht of belastingrecht. De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens in dit verband is ook de Duitse wet op de aandelenvennootschappen en andere relevante wettelijke bepalingen in combinatie met art. 6 par. 1 zin 1 lit. c) GDPR.

In bepaalde gevallen verwerken wij uw persoonsgegevens ook om de legitieme belangen van het bedrijf te beschermen. Hieronder vallen bijvoorbeeld juridische geschillen in verband met de Algemene Vergadering van Aandeelhouders en haar besluiten. De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens in dit verband is de Duitse wet op de aandelenvennootschappen en andere relevante wettelijke bepalingen in combinatie met art. 6 par. 1 zin 1 lit. f) GDPR.

Als uw persoonlijke gegevens alleen worden verwerkt op basis van uw toestemming, is de rechtsgrondslag hiervoor Art. 6 para. 1 zin 1 lit. a) GDPR.

Als het bedrijf uw persoonsgegevens voor andere doeleinden wil verwerken dan de doeleinden die hierboven zijn uitgelegd, zal het u hierover van tevoren informeren in overeenstemming met de wettelijke bepalingen. Wij willen u erop wijzen dat wij in bepaalde gevallen niet in staat zijn om dit te doen en dat er daarom mogelijk geen informatie wordt verstrekt in overeenstemming met Art. 11 GDPR.

3. toegang tot en openbaarmaking van persoonlijke gegevens

Binnen het bedrijf hebben alleen personen toegang tot uw persoonlijke gegevens die deze nodig hebben voor de bovengenoemde doeleinden. Dit omvat ook adviseurs en andere dienstverleners of plaatsvervangende agenten die door het bedrijf zijn aangesteld. Als derden uw persoonsgegevens in deze context uitsluitend in onze opdracht verwerken, zijn zij verplicht om de gegevensbeschermingsvoorschriften conform Art. 28 GDPR na te leven door middel van een orderverwerkingscontract, waarbij het bedrijf tegenover u verantwoordelijk blijft voor de bescherming van uw persoonsgegevens. In het kader van de organisatie en het houden van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders en de bijbehorende documentatie geven wij opdracht aan de volgende categorieën adviseurs en andere dienstverleners of plaatsvervangers: (juridische) adviseurs en dienstverleners voor IT, voorbereiding en uitvoering evenals documentatie van de Algemene Vergadering (in het bijzonder Link Market Services GmbH) en voor het bijhouden van het aandelenregister.

Wij willen erop wijzen dat het bedrijf verplicht is om een register bij te houden van degenen die de Algemene Vergadering bijwonen, in overeenstemming met Sectie 129 AktG. De persoonlijke gegevens die daarin vermeld staan, kunnen door deelnemers aan de algemene vergadering tijdens de vergadering worden ingezien en door aandeelhouders tot twee jaar daarna, in overeenstemming met Sectie 129 (4) AktG.

Het bedrijf zal verzoeken om toevoegingen aan de agenda, tegenstemmen en verkiezingsvoorstellen van aandeelhouders beschikbaar maken op de website van het bedrijf, met vermelding van de naam van de aandeelhouder, indien aan de vereisten van de bepalingen van de Duitse Wet op de Effectenvennootschap (Artikel 122 lid 2, 126 lid 1, 127 AktG) wordt voldaan.

Als u vragen stelt op de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, kan uw naam worden gebruikt om uw vragen te beantwoorden als u hiervoor toestemming hebt gegeven, als er een wettelijke verplichting bestaat om dit te doen of als dit noodzakelijk is om de vraag te beantwoorden of anderszins in het legitieme belang van het bedrijf is (rechtsgrondslag: Art. 6 lid 1 zin 1 lit. a), c) of f) GDPR). Als u niet wilt dat uw naam wordt vermeld, hebt u de mogelijkheid om ons van uw bezwaar op de hoogte te stellen wanneer u uw uiting registreert. Het bezwaar kan ook later worden doorgegeven. Om echter rekening te kunnen houden met uw bezwaar, moet u onze medewerkers ter plaatse tijdig vóór uw toespraak op de hoogte brengen.

Daarnaast kunnen wij wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens door te geven aan ontvangers die deze gegevens verwerken als verwerkingsverantwoordelijke. Dit zijn bijvoorbeeld autoriteiten die overeenkomstige kennisgevingen ontvangen in het geval van wettelijke meldingsverplichtingen.

4. gegevensoverdracht naar derde landen

Het bedrijf geeft momenteel geen persoonlijke gegevens door aan een derde land of een internationale organisatie.

Als het bedrijf persoonlijke gegevens doorgeeft aan consultants en andere dienstverleners of plaatsvervangende agenten buiten de EU en de EER, dan gebeurt dit alleen voor zover toegestaan door Art. 44-50 GDPR.

5. duur van de opslag van persoonsgegevens

Het bedrijf wist uw persoonlijke gegevens of verwijdert de persoonlijke referentie door anonimisering zodra de gegevens of de persoonlijke referentie niet langer nodig zijn voor de bovengenoemde doeleinden en wij niet verplicht zijn om de persoonlijke referentie te blijven opslaan of bewaren vanwege wettelijke bewaar- en verificatieverplichtingen, in het bijzonder verplichtingen die voortvloeien uit het vennootschapsrecht, handelsrecht of belastingrecht.

In overeenstemming met artikel 67e (2) AktG verwijderen wij uw persoonsgegevens onder voorbehoud van bewaarplichten in andere wettelijke bepalingen en de noodzaak voor eventuele gerechtelijke procedures 12 maanden na de datum waarop u geen aandeelhouder meer bent van het bedrijf. Persoonsgegevens die worden verwerkt voor de organisatie en het houden van de Algemene Vergadering en de documentatie daarvan, worden over het algemeen drie jaar bewaard, behoudens specifieke wettelijke vereisten. Voor zover er bewaarplichten onder handels- en belastingwetgeving van toepassing zijn, moeten de gegevens regelmatig tien jaar bewaard worden (zie Sectie 257 (5) HGB en Sectie 147 (3) en (4) AO). Als wij uw persoonsgegevens verwerken in verband met claims die u tegen ons of het bedrijf indient, komt de duur van de opslag overeen met het verstrijken van de wettelijke verjaringstermijn van maximaal dertig jaar.

IP-adressen worden door onze hostingprovider onmiddellijk na controle van de geografische herkomst zodanig ingekort dat er geen persoonlijke referentie meer kan worden vastgesteld, tenzij er in individuele gevallen een concrete reden is die verdere opslag noodzakelijk maakt voor het geldend maken of verdedigen van rechtsvorderingen of het vervolgen van onwettige handelingen.

6 Verplichting om persoonlijke gegevens te verstrekken

Als u de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van het bedrijf wilt bijwonen – in persoon of bij volmacht – en uw stemrecht wilt uitoefenen, moet u zich – in persoon of bij volmacht – tijdig registreren (zie Artikel 21 van de Statuten). De persoonsgegevens die hiervoor nodig zijn, worden in dit kader verzameld. In overeenstemming met Artikel 135 lid 5 zin 2 AktG kunt u een bank of vergelijkbare aandeelhoudersverenigingen in overeenstemming met Artikel 135 lid 8 of personen die aanbieden om op commerciële basis stemrechten uit te oefenen op de Jaarlijkse Algemene Vergadering, machtigen om u te vertegenwoordigen op de Jaarlijkse Algemene Vergadering en uw stemrechten uit te oefenen.

Als u de Algemene Vergadering van Aandeelhouders als gast bijwoont, moet u zich ook registreren en de benodigde persoonsgegevens verstrekken.

7 Geautomatiseerde besluitvorming inclusief profilering

Het bedrijf maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.

8 Uw rechten als betrokkene

U hebt het recht om

• informatie op te vragen over uw persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt in overeenstemming met Art. 15 GDPR. In het bijzonder kunt u informatie opvragen over de doeleinden van de verwerking, de categorie van persoonsgegevens, de categorieën van ontvangers aan wie uw gegevens zijn of zullen worden verstrekt, de geplande opslagperiode, het bestaan van een recht op rectificatie, wissing, beperking van de verwerking of bezwaar, het bestaan van een recht op beroep, de herkomst van uw gegevens indien deze niet door ons zijn verzameld, evenals het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming met inbegrip van profilering en, indien van toepassing, zinvolle informatie over de details daarvan;
• in overeenstemming met Art. 16 GDPR, om onmiddellijk de correctie aan te vragen van onjuiste of onvolledige persoonlijke gegevens die door ons zijn opgeslagen
• in overeenstemming met Art. 17 GDPR, om het wissen van uw door ons opgeslagen persoonsgegevens te verzoeken, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, voor de naleving van een wettelijke verplichting, om redenen van algemeen belang of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen
• in overeenstemming met Art. 18 GDPR, om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te eisen indien de juistheid van de gegevens door u wordt betwist, de verwerking onwettig is maar u weigert deze te verwijderen en wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar u deze nodig heeft om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen of u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking in overeenstemming met Art. 21 GDPR;
• in overeenstemming met Art. 20 GDPR, om uw persoonlijke gegevens die u ons verstrekt hebt in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen of om te verzoeken dat deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden doorgegeven
• in overeenstemming met Art. 7 para. 3 GDPR, om op elk moment uw toestemming die u ons gegeven heeft in te trekken. Het gevolg hiervan is dat wij de gegevensverwerking die gebaseerd was op deze toestemming in de toekomst niet langer mogen voortzetten en
• om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit in overeenstemming met Art. 77 GDPR.

De toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor het bedrijf is de

Berlijnse commissaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlijn

In de regel kunt u ook contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit van uw gebruikelijke woon- of werkplaats of de plaats van de vermeende inbreuk.

Als uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van gerechtvaardigde belangen in overeenstemming met Art. 6 (1) zin 1 lit. f) GDPR, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met Art. 21 GDPR, mits hiervoor redenen zijn die voortvloeien uit uw specifieke situatie. Wij zullen dan stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij wij dwingende legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking dient voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen. Als u gebruik wilt maken van uw recht op annulering of bezwaar, kunt u een e-mail sturen naar datenschutz@vanguard.de.